Pek çok insan, SHAREPOINT teknolojisini öğrenmeye meraklı ve duydukları bu yeni teknolojinin ne olduğunu merak ediyor. Bu makaleyi okuduğunuza göre siz de bu meraklılardan biri olmalısınız.
Merak edenlerin öğrenmeye çalıştıkları ve belki de açıklaması en güç olan ilk soru SHAREPOINT kavramının ne olduğu. Fark ettiyseniz “kavram” kelimesini kullandım (program değil). Çünkü SHAREPOINT düşünüldüğü veya zannedildiği gibi bir program değil bir platformdur. Bu platformda pek çok değişik teknoloji ve program bir arada bulunmaktadır.
Bir açıdan bakacak olursak ve SHAREPOINT’in ne olduğunu bir örnekle anlatmak istersek, SHAREPOINT’i MS-OFFICE’e benzetebiliriz. Hemen itiraz etmeyin! Gerçekten de benziyor. Düşündüğümüzde teknik olarak bizler MS-OFFICE öğrenmeyiz. MS-OFFICE içinde yer alan WORD, EXCEL, POWERPOINT vb. programları öğreniriz ve bu programların birbirleri ile uyum içinde çalışmasını ve birbirleri arasında bağlantı kurmasını bekleriz. Aynı şeyi SHAREPOINT için de söyleyebilir ve sonuç olarak SHAREPOINT’in tek başına öğrenilecek bir program değil bir programlar ve teknolojiler bütünü olduğunu düşünebiliriz. Dolayısı ile SHAREPOINT öğrenmek MS-OFFICE öğrenmek gibidir. SHAREPOINT’teki her bir araçla neler yapabildiğinizi öğrendikçe hangi durumlarda hangi programları kullanmanız gerektiğine karar verecek ve kombinasyonlar oluşturacaksınız. Aynı şeyi MS-OFFICE’de yapıyoruz zaten. Mesela bir sunumda hazırladığımız tabloları EXCEL’den alıp sunuma ekleyebiliyoruz. Bunun gibi düşünün. Tabii bu örnekler en basit seviyedeki örnekler. Şüphesiz SHAREPOINT’in özelliklerini anlatacağım bu yolculukta karmaşık kavramlar olacak. Ancak başlangıç seviyesinde taşların yerine oturması açısından bu örneklerin faydalı olacağını değerlendirmekteyim.
Tabii SHAREPOINT MS-OFFICE’den çok farklı. Temel olarak SHAREPOINT bir Ağ-Ürün’dür (Server Product). SHAREPOINT’i kendi masaüstü veya dizüstü bilgisayarınıza yükleyemezsiniz. SHAREPOINT sizin ağ yapınızda bulunan Server bilgisayarlara yüklenir ve siz SHAREPOINT’e kendi bilgisayarınızla bağlanırsınız. Kendi bilgisayarınıza yükleyebileceğiniz bazı SHAREPOINT bileşenleri vardır. Bunlar da Microsoft Sharepoint Designer ve Microsoft Sharepoint Workspace programlarıdır. Ancak bunlara her zaman ihtiyacınız yok. Çünkü SHAREPOINT ile en sık iletişim kuracağınız yollar MS-OFFICE programları ve Web Browser programlarıdır.
Bu kadar tanıtıcı bilgi verdikten sonra gelelim asıl soruya: SHAREPOINT ne işe yarar, ne iş yapar? Evet, SHAREPOINT gerçekten büyük ve pek çok şeyi içinde barındırıyor dedik ama ne yaptığını söylemedik. Şimdi gelelim o konuya. Microsoft, SHAREPOINT’i altı değişik alanda tanımlar.
Bu altı alan; Siteler (Sites), Topluluklar (Communities), İçerik (Content), Arama (Search), İş Zekâsı (Insights, Not: ‘İş Zekâsı’ çevirisi Microsoft’un kendi çevirisidir.) ve İş Süreçleri’nden (Composites, Not: ‘İş Süreçleri’ çevirisi de Microsoft’un kendi çevirisidir.) oluşmaktadır. Bu altı kelime SHAREPOINT’in jargonunu oluşturmaktadır. Bundan sonraki makalelerimde bu kelimelerle sıkça karşılaşacaksınız. Kelimeler size bir şeyler ifade etse de tam olarak ne yaptıklarını anlayabilmek için biraz daha detaya inmemiz gerekecek. Şimdi bunları basit olarak tanımlayalım.
SHAREPOINT ile şirket çapında Wikipedia gibi bir site oluşturabilir, çalışanların buradaki ilgili bilgileri derleyebildiği ve değiştirip güncelleyebildiği bir alan oluşturabilirsiniz. Dolayısı ile şirket ile ilgili en güncel bilgiyi veya bir duyuruyu aynı anda yüzlerce kişiye iletebilme imkânına kavuşmuş olursunuz. Takvimleri ve faaliyet planlarını paylaşabilir, görev dağılımlarını gösterebilir, tartışma veya fikir beyan etme tahtaları oluşturup şirket çapında beyin fırtınası gerçekleştirebilirsiniz. Ayrıca devamlı ekranı takip etmenize de gerek yok, herhangi bir değişiklik olduğunda SHAREPOINT bunu size bildirir. Kısacası işbirliği anlayışı SHAREPOINT’in merkezinde yer alır ve çalışma ekiplerinin, dolayısı ile şirketinizin de bu anlayışla hareket etmesini sağlar.
SHAREPOINT’e koyduğunuz tüm içerik üzerinde muazzam bir kontrol yeteneğine de kavuşmuş olursunuz. Yetkilendirmeler ile çok önemli dosyalarınıza sadece sizin veya yetkilendirdiğiniz proje çalışanlarının erişimine izin verebilirsiniz. Dosyaları sadece okunabilir kılarak kullanıcıların içeriğini değiştirebilmesine müsaade etmeyebilirsiniz. Veya serbest bölgeler oluşturarak kullanıcılara her şeyi koyabilecekleri kişisel alanlar sağlayabilirsiniz. Tüm bu imkânlar sistemini yavaşlatmadan gerçekleşir. Siz eskiden olduğu gibi çalışmaya devam edebilirsiniz. Sadece tek fark, dosyalarınızı kendi depolama alanınız yerine SHAREPOINT’e kaydetmek olacaktır. Böylelikle masaüstü, dizüstü veya mobil cihazlardan dosyalarınıza ulaşabilir ve dosyaların çalışma arkadaşlarınıza ulaştırılmasında aksaklıklar yaşamazsınız (ya da sunumun kayıtlı olduğu USB belleğin çalışmaması gibi). Ayrıca SHAREPOINT sayesinde dosyalarınızı web tarayıcılarınız ile düzenleyebilirsiniz.
Tabii bu kısma kadar okuduğunuz şeyler SHAREPOINT’i sizin için elzem bir araç haline getirmeyebilir. Yani “eski yaptıklarımdan pek de farklı değil aslında” diye düşünebilirsiniz. Fakat sıradaki bölüm olan İş Zekâsı (Insights) size tüm bilgiyi beraber sunmakta ve fark ortaya koymaktadır.
İşiniz ne olursa olsun (bu yazıyı okuyorsanız muhtemelen bilgi işlem veya bilgisayarla uğraşan birisisiniz ve beyninizle para kazanıyorsunuz) bir karar vermek zorundasınız ve karar verirken de veriye ihtiyacınız var. Bu veriye ne kadar çabuk ve düzenli ulaşırsanız vereceğiniz karar da o kadar isabetli olacaktır. SHAREPOINT ise burada bilgiyi bir araya getirme konusunda size yardımcı olacaktır. Tüm bu kolaylıklar da size yetmezse SHAREPOINT diğer özelliği olan iş süreçleri ile devreye girer.
Merak edenlerin öğrenmeye çalıştıkları ve belki de açıklaması en güç olan ilk soru SHAREPOINT kavramının ne olduğu. Fark ettiyseniz “kavram” kelimesini kullandım (program değil). Çünkü SHAREPOINT düşünüldüğü veya zannedildiği gibi bir program değil bir platformdur. Bu platformda pek çok değişik teknoloji ve program bir arada bulunmaktadır.
Tabii SHAREPOINT MS-OFFICE’den çok farklı. Temel olarak SHAREPOINT bir Ağ-Ürün’dür (Server Product). SHAREPOINT’i kendi masaüstü veya dizüstü bilgisayarınıza yükleyemezsiniz. SHAREPOINT sizin ağ yapınızda bulunan Server bilgisayarlara yüklenir ve siz SHAREPOINT’e kendi bilgisayarınızla bağlanırsınız. Kendi bilgisayarınıza yükleyebileceğiniz bazı SHAREPOINT bileşenleri vardır. Bunlar da Microsoft Sharepoint Designer ve Microsoft Sharepoint Workspace programlarıdır. Ancak bunlara her zaman ihtiyacınız yok. Çünkü SHAREPOINT ile en sık iletişim kuracağınız yollar MS-OFFICE programları ve Web Browser programlarıdır.
Bu kadar tanıtıcı bilgi verdikten sonra gelelim asıl soruya: SHAREPOINT ne işe yarar, ne iş yapar? Evet, SHAREPOINT gerçekten büyük ve pek çok şeyi içinde barındırıyor dedik ama ne yaptığını söylemedik. Şimdi gelelim o konuya. Microsoft, SHAREPOINT’i altı değişik alanda tanımlar.
Bu altı alan; Siteler (Sites), Topluluklar (Communities), İçerik (Content), Arama (Search), İş Zekâsı (Insights, Not: ‘İş Zekâsı’ çevirisi Microsoft’un kendi çevirisidir.) ve İş Süreçleri’nden (Composites, Not: ‘İş Süreçleri’ çevirisi de Microsoft’un kendi çevirisidir.) oluşmaktadır. Bu altı kelime SHAREPOINT’in jargonunu oluşturmaktadır. Bundan sonraki makalelerimde bu kelimelerle sıkça karşılaşacaksınız. Kelimeler size bir şeyler ifade etse de tam olarak ne yaptıklarını anlayabilmek için biraz daha detaya inmemiz gerekecek. Şimdi bunları basit olarak tanımlayalım.
1. Siteler:
SHAREPOINT, Web siteleri oluşturur. Gerçekten de büyük bir Web-sitesi motorudur. Eğer SHAREPOINT’e bir web sitesine ihtiyaç duyduğunuzu söylerseniz, SHAREPOINT bunu kolaylıkla gerçekleştirebilir ve bir web sitesine sahip olursunuz ayrıca istediğiniz kadar web sitesi yapabilirsiniz. İşin güzelliği ise web sitesini yapmak için özel programlara ihtiyacınız yoktur, web tasarımcısı olmanız şart değildir ve programlama dili bilmeniz veya program tasarımcısı olmanız gerekmez.Peki, bu web siteleri neler?
Web siteleri değişik çeşitlerde olmakla beraber sadece sizin için (sizin kişisel bilgilerinizin yer aldığı Ör:Facebook) bir site olabilir. Bir diğeri site çeşidi de çalışma arkadaşlarınıza veya proje ekibinize yapabileceğiniz sitelerdir. Şirketiniz için, ya da tüm dünyanın görmesi için de siteler oluşturabilirsiniz. Bu siteleri hem oluşturabilirsiniz hem de diğer kişilerin yaptığı siteleri kullanabilirsiniz. Sonuç olarak SHAREPOINT web siteleri oluşturur.Bu web sitelerinin diğer sitelerden farkı ne?
İnternette gezindiğimiz web siteleri genellikle okuyucunun pasif kaldığı ve bizim okumamız (bilgi edinmemiz) maksadıyla yapılan sitelerdir. Ancak SHAREPOINT tarafından yapılan siteler daha çok kullanıcıların işlemesi ve içindeki bilgiyi değiştirmesi için geliştirilmiştir. Böylelikle kullanıcılar bilgi üretim sürecinin bir parçası haline gelir. Ayrıca web sitelerinin hedef kitlesine göre üretilen bilgi de nitelikli olur (Ekşi sözlük gibi olmaz!). Bu nitelikli hedef kitlesi kavramı bizi ikinci alana taşır yani topluluklara.2.Topluluklar:
SHAREPOINT diğer insanlarla çalışmanıza yardım eder. Örneğin iki kişi aynı anda bir Word belgesi üzerinde çalışma durumunda olabilir. Klasik anlayışta bir işi belge üzerindeki işlemleri yapar ve diğer çalışana gönderir ve diğer kişi çalışmasını ekler. Ancak SHAREPOINT iki kişinin de aynı anda aynı belge üzerinde çalışmasına imkân verir. Peki, çalışan sayısı ikiden daha da fazla ise? Bu durumda klasik anlayış pek çok zaman kaybına ve gayret ziyanına neden olur. Ayrıca belgeyi ilk hazırlayan kişi belge üzerindeki kontrolü kaybedeceğinden belgenin son halini gördüğünde kendi yazdıklarını bile tanıyamayabilir. İşte SHAREPOINT bu noktada inanılmaz bir zaman tasarrufu ve çalışanlar arasında etkin bir koordinasyon sağlar.SHAREPOINT ile şirket çapında Wikipedia gibi bir site oluşturabilir, çalışanların buradaki ilgili bilgileri derleyebildiği ve değiştirip güncelleyebildiği bir alan oluşturabilirsiniz. Dolayısı ile şirket ile ilgili en güncel bilgiyi veya bir duyuruyu aynı anda yüzlerce kişiye iletebilme imkânına kavuşmuş olursunuz. Takvimleri ve faaliyet planlarını paylaşabilir, görev dağılımlarını gösterebilir, tartışma veya fikir beyan etme tahtaları oluşturup şirket çapında beyin fırtınası gerçekleştirebilirsiniz. Ayrıca devamlı ekranı takip etmenize de gerek yok, herhangi bir değişiklik olduğunda SHAREPOINT bunu size bildirir. Kısacası işbirliği anlayışı SHAREPOINT’in merkezinde yer alır ve çalışma ekiplerinin, dolayısı ile şirketinizin de bu anlayışla hareket etmesini sağlar.
3. İçerik:
Şirket bazında yaşanan en büyük sorunlardan birisi de çalışılan belgenin kişinin bilgisayarında olması ve ihtiyaç halinde ihtiyaç sahibine ulaştırılması konusunda aksaklıklar yaşanmasıdır. SHAREPOINT belgelerinizi, takvimlerinizi, sunumlarınızı, resimlerinizi, videolarınızı, ses dosyalarınızı ve hatta veri tabanlarınızı tek merkezde toplar ve yetkili kişilerin istenilen zamanda ilgili dosyaya ulaşabilmesine imkân sağlar. Her kullanıcıya belgelerini koyması için bir bölge tahsis eder. Kendi kullanıcı bilgisayarınıza veya ağ paylaşımı olan hard diske kaydetmek ve ilgili kişilere e-posta yoluyla göndermek yerine hepsini SHAREPOINT’e koyabilirsiniz.SHAREPOINT’e koyduğunuz tüm içerik üzerinde muazzam bir kontrol yeteneğine de kavuşmuş olursunuz. Yetkilendirmeler ile çok önemli dosyalarınıza sadece sizin veya yetkilendirdiğiniz proje çalışanlarının erişimine izin verebilirsiniz. Dosyaları sadece okunabilir kılarak kullanıcıların içeriğini değiştirebilmesine müsaade etmeyebilirsiniz. Veya serbest bölgeler oluşturarak kullanıcılara her şeyi koyabilecekleri kişisel alanlar sağlayabilirsiniz. Tüm bu imkânlar sistemini yavaşlatmadan gerçekleşir. Siz eskiden olduğu gibi çalışmaya devam edebilirsiniz. Sadece tek fark, dosyalarınızı kendi depolama alanınız yerine SHAREPOINT’e kaydetmek olacaktır. Böylelikle masaüstü, dizüstü veya mobil cihazlardan dosyalarınıza ulaşabilir ve dosyaların çalışma arkadaşlarınıza ulaştırılmasında aksaklıklar yaşamazsınız (ya da sunumun kayıtlı olduğu USB belleğin çalışmaması gibi). Ayrıca SHAREPOINT sayesinde dosyalarınızı web tarayıcılarınız ile düzenleyebilirsiniz.
4. Arama:
Tabii bu kadar çok imkânın bir arada bulunması ve kullanım zamanının ilerlemesi sonucu dosya sayısı muazzam şekilde artacak bu da bir başka soruyu akla getirecektir. Aradığım bilgiyi nasıl bulacağım? İşte SHAREPOINT’in en gelişmiş özelliklerinden birisi olan aram özelliği de burada devreye giriyor. Gerçekten de SHAREPOINT’in oldukça gelişmiş ve zeki bir arama motoru bulunmakta. Sadece yazdığınız şeyi arayan bir arama motoru düşünmeyin. Gerçekten de neyi aramak istediğinizi anlayabilen ve size bu konuda yardımcı olmaya çalışan bir arama motoru SHAREPOINT ile hizmetinizdedir. Sadece dosyalarınızı değil kişileri de güvenli şekilde arayabileceksiniz, yani başkalarının sizin istemediğiniz bilgilerinize ulaşmasını engelleyebileceksiniz.Tabii bu kısma kadar okuduğunuz şeyler SHAREPOINT’i sizin için elzem bir araç haline getirmeyebilir. Yani “eski yaptıklarımdan pek de farklı değil aslında” diye düşünebilirsiniz. Fakat sıradaki bölüm olan İş Zekâsı (Insights) size tüm bilgiyi beraber sunmakta ve fark ortaya koymaktadır.
5. İş Zekâsı (Insights)
Evet, İş zekâsı size tüm bilgileri getirir. Ancak sadece tüm bilgileri getirmekle kalmaz, tüm bilgileri düzenler, daha anlaşılabilir ve yorumlanabilir bir halde sunar. Bilgileri düzenlerken de çeşitli kaynaklardan faydalanır (örneğin excel dosyaları, blog sayfaları ve iş zekası "business intelligence"). Daha gelişmiş düzeylerde ise SHAREPOINT içindeki bilgilerle otomatik olarak gerçek zamanlı güncellenen visio panelleri, göstergeler ve skor kartları oluşturabilirsiniz.İşiniz ne olursa olsun (bu yazıyı okuyorsanız muhtemelen bilgi işlem veya bilgisayarla uğraşan birisisiniz ve beyninizle para kazanıyorsunuz) bir karar vermek zorundasınız ve karar verirken de veriye ihtiyacınız var. Bu veriye ne kadar çabuk ve düzenli ulaşırsanız vereceğiniz karar da o kadar isabetli olacaktır. SHAREPOINT ise burada bilgiyi bir araya getirme konusunda size yardımcı olacaktır. Tüm bu kolaylıklar da size yetmezse SHAREPOINT diğer özelliği olan iş süreçleri ile devreye girer.